Lengviausias būdas sugauti uodegą neatsargiam darbuotojui ar studentui, kuris savo ataskaitą ar kursinį darbą perdavė iš išorės, yra pažvelgti į dokumento autorių ar bendraautorius. Ši informacija saugoma kartu su kitais failo metaduomenimis ir vėliau ją gali peržiūrėti bet kas. Ypač opus reikalas tampa, jei tikrasis nusikaltėlis pasirodo esąs inspektoriui pažįstamas asmuo: tos pačios įmonės darbuotojas ar studentas iš to paties srauto. Žinoma, kelių aukštų melas ras išeitį iš situacijos, bet vėliau lyg ir neišaiškės.

Atkreipkite dėmesį į susijusius dokumento vartotojus apatiniame dešiniajame kampe

Tai, žinoma, banalus pavyzdys, bet čia žmonės dažniausiai prasiskverbia.

Kokia informacija gali būti nutekinta?

Oficialioje „Microsoft“ žinyne pateikiama visa informacija apie tai, kas gali kelti pavojų jūsų reputacijai. Pateiksiu jo santrauką čia:

• Kitų naudotojų buvimo pėdsakai, taip pat nuorodos apie jų atliktus pakeitimus ir komentarus, kuriuos jie pridėjo, jei kartu sukūrėte dokumentą.
• Pakitusi informacija, esanti antraštėje, poraštėje ir vandens ženkle.
• Paslėptas Word tekstas, nematomi PowerPoint objektai, paslėptos Excel eilutės, stulpeliai ir lapai.
• Turinys už „PowerPoint“ skaidrės srities.
• Papildomos dokumento ypatybės ir kiti metaduomenys, pvz., spausdintuvo kelio informacija arba el. pašto antraštės.

Dokumentų inspektorius

„Dokumentų inspektorius“ yra patogus įrankis, skirtas patikrinti, ar failuose nėra nepageidaujamos informacijos. Tai patogu ir dokumento siuntėjui, ir gavėjui. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai eiti į „Išsami informacija“ ir paleisti patikrinimą. Pora paspaudimų ir penkios sekundės atskleis visas smulkmenas.

Vykdytojas tiesiog turi spustelėti ištrinti, o inspektorius gali išnagrinėti dokumentą, remdamasis turimais įrodymais.

Šiandien kalbėsime apie tai, kokias ypatybes turi dokumentas ir kaip galite jas peržiūrėti bei redaguoti Excel 2010 ir 2013. Perskaitę šį straipsnį taip pat sužinosite, kaip apsaugoti dokumentą nuo bet kokių pakeitimų ir kaip pašalinti asmeninius duomenis iš Excel lapas.

Prisiminkite, kaip jautėtės, kai pirmą kartą pradėjote naudoti „Excel 2010“ arba „Excel 2013“? Asmeniškai aš kartais labai pykstu, kai nerandu reikalingo įrankio ar parinkties ten, kur esu įpratęs jį matyti ankstesnėse Excel versijose. Tas pats pasakytina ir apie dokumentų ypatybes programoje Excel 2010 / 2013. Šiose versijose jos yra gana giliai paslėptos, bet net ir tokiu atveju greitai prie jų pasieksime.

Šiame straipsnyje rasite išsamias instrukcijas, kaip peržiūrėti ir keisti dokumento ypatybes, kaip apsaugoti dokumentą nuo bet kokių pakeitimų ir kaip pašalinti asmeninius duomenis iš Excel lapo. Pirmyn!

Kokias savybes turi dokumentas?

Prieš pradėdami mokytis, kaip peržiūrėti, keisti ir ištrinti dokumento ypatybes (metaduomenis) programose „Excel 2010“ ir „Excel 2013“, išsiaiškinkime, kokias savybes paprastai turi MS Office dokumentai.

1 tipas. Standartinės savybės– bendra visoms „Office“ programoms. Tai apima pagrindinę informaciją apie dokumentą – pavadinimą, temą, autorių, pastabą ir pan. Galite rankiniu būdu nustatyti savo teksto reikšmes šioms ypatybėms, kad jūsų kompiuteryje būtų lengviau rasti norimą dokumentą.

2 tipas. Automatiškai atnaujinamos savybės yra duomenys apie dokumento failą, kurį valdo ir modifikuoja sistema. Pavyzdžiui, failo dydis ir jo sukūrimo ar modifikavimo laikas. Kai kurios ypatybės yra unikalios konkrečios programos dokumentams, pvz., puslapių skaičius, žodžiai, simboliai arba programos versija. Tokios savybės atnaujinamos automatiškai, kai redaguojate.

3 tipas. Individualios ypatybės yra vartotojo nurodytos savybės. Galite patys pridėti papildomų ypatybių prie „Office“ dokumento.

4 tipas. Organizacijos savybės yra jūsų organizacijos apibrėžtos savybės.

5 tipas. Dokumentų bibliotekos ypatybėsžr. dokumentus, esančius svetainės dokumentų bibliotekoje arba bendrame aplanke. Biblioteką kuriantis asmuo gali nustatyti kai kurias bibliotekos dokumentų ypatybes ir nustatyti jų vertybių taisykles. Pridėdami dokumentą prie tokios bibliotekos, turėsite įvesti visų reikalingų savybių reikšmes arba pataisyti esamas ypatybes pagal nustatytas taisykles.

Dokumento ypatybių peržiūra

Tiems, kurie nežino, kur rasti informacijos apie dokumentą programoje „Excel 2010“ arba „Excel 2013“, siūlome tris parinktis:

1 būdas: parodykite „Dokumento informacijos sritį“

Šis metodas leidžia peržiūrėti dokumento informaciją tiesiai darbalapyje.

Po to „Excel“ automatiškai grįžta į darbalapio redagavimo režimą, o tarp meniu juostelės ir darbalapio darbo srities matome „Dokumento informacijos sritį“, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau.

Kaip matote, dokumento informacijos skydelyje rodomas ribotas ypatybių rinkinys. Jei norite sužinoti daugiau apie savo dokumentą, pereikite prie antrojo metodo.

2 būdas: atidarykite dialogo langą Ypatybės

Jei dokumento informacijos srityje nepateikiama reikiama informacija, pabandykite pasiekti išplėstines ypatybes. Pirmasis būdas peržiūrėti papildomas ypatybes yra naudoti tą pačią „Dokumento informacijos sritį“.

Čia yra surinkta informacija apie dokumentą, kuri yra skirtukuose: Yra dažni(Bendra), Statistika(Statistika) ir Junginys(Turinys). Skirtuke galite redaguoti pagrindinę informaciją dokumentas(Santrauka) arba skirtuke nustatykite papildomas dokumento ypatybes Kiti(Pasirinktinis). Norite sužinoti, kaip tai daroma? Kantrybės! Apie tai plačiau pakalbėsime vėliau.

Yra dar vienas būdas iškviesti dialogo langą Savybės(Ypatybės):

Tas pats dialogo langas pasirodys ekrane.

3 būdas. Naudokite „Windows Explorer“.

Kitas paprastas metaduomenų rodymo būdas yra naudoti „Windows Explorer“ visiškai neatidarant „Excel“ darbalapio.

Dabar žinote 3 skirtingus būdus, kaip peržiūrėti dokumento ypatybes kompiuteryje, kad galėtumėte lengvai rasti visą svarbią informaciją.

Dokumento ypatybių keitimas

Anksčiau žadėjau pakalbėti apie tai, kaip pakeisti dokumento savybes. Taigi, peržiūrėdami ypatybes naudodami aukščiau aprašytą ir aprašytą, galite greitai pridėti reikiamą informaciją arba redaguoti esamus duomenis. Tai taip pat įmanoma, bet ne „Windows 8“.

Greičiausias būdas pridėti autorių

Keičiamas numatytasis autoriaus vardas

Pagal numatytuosius nustatymus „Windows“ naudotojo vardas naudojamas kaip „Excel“ dokumento autoriaus vardas, tačiau šis parašas ne visada gali būti tinkamas. Programoje Excel galite pakeisti numatytąjį autoriaus vardą, kad ateityje visur būtų rodomas tik jums reikalingas vardas.

Pasirinktinių savybių nustatymas

komentaras: Duomenų formatas lauke Reikšmė(Vertė) turi atitikti tai, kas pasirinkta išskleidžiamajame sąraše Tipas(tipas). Pavyzdžiui, jei pasirinktas duomenų tipas Skaičius(Skaičius), tada lauke Reikšmė(Vertė) Turi būti įvestas skaičius. Reikšmės, kurios neatitinka pasirinkto duomenų tipo, bus išsaugotos kaip tekstas.

Jei spustelėsite ką tik pridėtą nuosavybę, tada spustelėkite Ištrinti > Gerai(Ištrinti > Gerai), ši nuosavybė išnyks.

Kitų dokumento ypatybių keitimas

Norėdami pakeisti kitus metaduomenis (be autoriaus vardo, pavadinimo, žymų ir kategorijų), naudokite „ “ arba (Ypatybės).

• Jei atidaryta „Dokumento informacijos sritis“, tiesiog užveskite žymeklį į norimos nuosavybės lauką ir įveskite reikiamus duomenis.
• Jei dialogo langas atidarytas Savybės(Ypatybės), tada eikite į skirtuką dokumentas(Santrauka) ir pridėkite arba pakeiskite esamus duomenis laukuose, tada spustelėkite Gerai.

Grįžkite į „Excel“ lapo redagavimą ir visi atlikti pakeitimai bus automatiškai išsaugoti.

Dokumento ypatybių pašalinimas

Jei norite aprėpti savo pėdsakus ir įsitikinti, kad niekas negali rasti jūsų vardo ar organizacijos pavadinimo dokumento ypatybėse, naudokite vieną iš šių metodų, leidžiančių paslėpti bet kokią nuosavybę ar asmeninius duomenis nuo viešos prieigos.

Prie darbo prijungiame „Dokumentų inspektorių“.

Dokumentų inspektorius naudojamas paslėptų savybių ir asmens duomenų paieškai. Be to, jį galima naudoti norint pašalinti iš knygos ypatybes, kurių neturėtų matyti kiti vartotojai.

Metaduomenų pašalinimas iš kelių dokumentų

Naudodami „Windows Explorer“ galite vienu metu pašalinti ypatybes iš kelių dokumentų.

komentaras: Tokiu būdu galite pašalinti bet kurią dokumento ypatybę iš vieno ar kelių failų, net jei kompiuteryje įdiegta „Windows 8“.

Dokumento savybių apsauga

Dokumento ypatybių ir asmeninės informacijos apsauga yra naudinga, jei nenorite, kad kiti vartotojai keistų metaduomenis ar ką nors kita jūsų dokumente.

Jei jums reikia suteikti teisę redaguoti dokumentą tik kai kuriems vartotojams, galite nustatyti slaptažodį ir bendrinti jį su patikimu žmonių ratu.

Dabar jūsų dokumentas yra apsaugotas nuo neteisėto redagavimo. Bet buk atsargus! Kiekvienas, kuris žino slaptažodį, gali lengvai jį pašalinti iš lauko Slaptažodis keisti(Slaptažodis keisti) ir suteikite kitiems jūsų dokumento skaitytojams galimybę keisti darbalapio informaciją.

Oho! Straipsnis pasirodė gana ilgas! Mano tikslas buvo aprėpti visus dėmesio vertus dokumentų ypatybių peržiūros, keitimo ir ištrynimo aspektus. Tikiuosi, kad rasite tinkamus atsakymus į klausimus, susijusius su metaduomenimis.

Kaip išsaugoti tekstinį dokumentą ir pakeisti jo pavadinimą. Sukūrėte dokumentą Word teksto rengyklėje, išsaugojote, bet po kurio laiko supratote, kad geriau jį pervadinti ir perkelti į kitą vietą. Pagal numatytuosius nustatymus visi Word teksto rengyklės failai išsaugomi aplanke „Mano dokumentai“, o po kurio laiko ten jų susikaupia tiek daug, kad surasti reikiamą failą (skaitykite, kaip rasti failą) gali būti labai sunku. Geriau visus failus iš karto išsaugoti tam tikruose aplankuose ir tam tikroje vietoje, kad vėliau nereikėtų spėlioti, koks tai failas ir kur jo ieškoti.

Baigę dirbti su dokumentu, eikite į meniu Failas Ir

Lauke Failo pavadinimas Atsidariusiame dialogo lange bus rodomas dabartinio dokumento pavadinimas. Paprastai tai yra pirmoji sugeneruoto dokumento eilutė.

Kairėje pasirinkite vietą, kurioje norite išsaugoti failą. Aš pasirinkau paveikslėlyje Darbalaukis. Lauke Failo pavadinimas pakeisti pavadinimą nauju.

Norėdami išsaugoti dokumentą naujame aplanke, spustelėkite mygtuką išsaugoti dokumentą Sukurkite naują aplanką(aplanko piktograma su geltona žvaigždute viršutiniame dešiniajame kampe šio lango viršuje, kur parašyta „Paslauga“). Jei reikia, nedelsdami pervardykite aplanką.

Jei dokumentas jau buvo sukurtas seniai, galite jį atidaryti ir pervardyti taip pat, kaip aprašyta aukščiau, bet tada turėsite du failus. Vienas senu pavadinimu, kitas nauju.

Tokį failą geriau pervardyti jo neatidarant. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite įrašą Pervardyti. Failo pavadinimas taps mėlynas. Perkelkite žymeklį į tašką c

Kiekvieną kartą, kai sukuriate naują tekstinį dokumentą MS Word, programa automatiškai nustato tam tikras ypatybes, įskaitant autoriaus vardą. Ypatybė Autorius sukuriama remiantis vartotojo informacija, kuri rodoma Parinkčių lange (anksčiau vadinosi Word Options). Be to, vartotojo turima informacija taip pat yra vardo ir inicialų, kurie bus rodomi pataisymuose ir komentaruose, šaltinis.

Pastaba: Naujuose dokumentuose pavadinimas, kuris rodomas kaip nuosavybė "Autorius"(rodoma dokumento detalėse), paimta iš skyriaus "Vartotojo vardas"(langas "Galimybės").

1. Spustelėkite mygtuką "Failas"(„Microsoft Office“ anksčiau).

2. Atidarykite skyrių "Galimybės".

3. Kategorijoje pasirodžiusiame lange "yra dažni"(anksčiau „Pagrindinis“). „Suasmeninkite Microsoft Office“įveskite reikiamą vartotojo vardą. Jei reikia, pakeiskite inicialus.

4. Spustelėkite "GERAI" Norėdami uždaryti dialogo langą ir priimti pakeitimus.

Pakeisti ypatybę Autorius esamame dokumente

1. Atidarykite skyrių "Failas"(anksčiau „Microsoft Office“) ir spustelėkite "Ypatybės".

Pastaba: Jei naudojate pasenusią programos versiją, skiltyje "MS Office" pirmiausia turite pasirinkti elementą "Paruošti", tada eikite į "Ypatybės".

Patarimas: Rekomenduojame atnaujinti Word pagal mūsų instrukcijas.

2. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Papildomos savybės“.

3. Atsidariusiame lange "Ypatybės" lauke "Autorius"Įveskite reikiamą autoriaus vardą.

4. Spustelėkite "GERAI" Norėdami uždaryti langą, bus pakeistas esamo dokumento autoriaus vardas.

Pastaba: Jei pakeisite savybių skyrių "Autorius" esamame dokumente dokumento išsamios informacijos srityje tai neturės įtakos vartotojo informacijai, kuri rodoma meniu "Failas", skyrius "Galimybės" ir greitosios prieigos įrankių juostoje.

Tai viskas, dabar jūs žinote, kaip pakeisti autoriaus vardą naujame arba esamame Microsoft Word dokumente.

Pagal numatytuosius nustatymus dokumento autorius yra vartotojas, kurio vardas buvo nurodytas diegiant Word. Galite pakeisti šį pavadinimą arba nurodyti kitą pagrindinį autorių, taip pat galite pridėti arba pašalinti papildomų dokumento autorių.

Pastaba:Šiame straipsnyje pateiktos iliustracijos yra iš Word 2013.

Įsitikinkite, kad skyrius atidarytas Intelektas(Informacija). Atkreipkite dėmesį, kad parametrų grupėje Susiję vartotojai(Susiję žmonės) pavadinimas iš papildomų dokumento ypatybių nurodomas kaip autorius. Norėdami pridėti kitą autorių, spustelėkite Pridėti naudotoją(Pridėti autorių) po vartotojo vardu.

Įvesties lauke įveskite autoriaus vardą. Jei jūsų adresų knygoje yra kontaktų, kurių vardai sutampa su įvestais, jie bus rodomi iššokančiame lange. Jei tarp jų yra asmens, kurį norite nurodyti kaip autorių, vardas, pavardė, galite jį pasirinkti iš šio sąrašo.

Kitas būdas įtraukti autorius yra redaguoti parametrą Autorius(Autorius) papildomose dokumento ypatybėse. Ant skydelio Intelektas(Informacija) spustelėkite mygtuką Savybės(Ypatybės) ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite Papildomos savybės(Išplėstinės savybės).

Atminkite, kad atsidariusiame dialogo lange skirtuke dokumentas(Santrauka) lauke rodomas pridėtas autorius Autorius(Autorius). Į šį lauką galite įtraukti kelis autorius, atskirdami jų vardus kabliataškiu.

Taip pat galite pridėti ir pašalinti autorius naudodami Dokumentų informacijos sritys. Ant skydelio Intelektas(Informacija) spustelėkite mygtuką Savybės(Ypatybės) ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite Rodyti dokumento informacijos sritį(Rodyti dokumentų skydelį).

Virš atidaryto dokumento atsiranda išsamios informacijos sritis. Pridėti arba pašalinti autorius lauke Autorius(Autorius) taip pat, kaip tai padarėme dialogo lange Papildomos savybės(Išplėstinės savybės). Nepamirškite atskirti autorių vardų kabliataškiais.