A jelentését vagy tanfolyami munkáját kiszervezõ gondatlan alkalmazott vagy diák farkát a legkönnyebben úgy lehet elkapni, ha ránézünk a dokumentum szerzõjére vagy társszerzõire. Ezeket az információkat a fájl más metaadataival együtt tároljuk, és később bárki megtekintheti. Különösen kényessé válik a dolog, ha kiderül, hogy a valódi elkövető az ellenőr számára ismerős személy: egyazon cég alkalmazottja vagy ugyanabból a körből származó diák. Természetesen egy többemeletes hazugság is talál kiutat a helyzetből, de ez mintha később sem derülne ki.
Figyelje meg a kapcsolódó dokumentumfelhasználókat a jobb alsó sarokban
Ez persze egy banális példa, de általában itt szúrják ki az embereket.
Milyen információk szivároghatnak ki?
A Microsoft hivatalos súgója teljes részletet ad arról, hogy mi jelenthet potenciális veszélyt az Ön hírnevére. Itt adok egy összefoglalót róla:
- Más felhasználók jelenlétének nyomai, valamint az általuk végzett szerkesztések és az általuk hozzáadott megjegyzések, ha Ön a dokumentum társszerzője.
- A fejlécben, a láblécben és a vízjelben elszíneződött információ.
- Rejtett Word szöveg, láthatatlan PowerPoint objektumok, rejtett Excel sorok, oszlopok és lapok.
- A PowerPoint diaterületén kívüli tartalom.
- További dokumentumtulajdonságok és egyéb metaadatok, például a nyomtató elérési útja vagy az e-mail fejlécek.
Iratellenőr
A „Dokumentumvizsgáló” egy kényelmes eszköz a fájlok nem kívánt információk keresésére. A dokumentum feladója és címzettje számára egyaránt kényelmes. Csak annyit kell tennie, hogy lépjen a „Részletek” elemre, és futtassa az ellenőrzést. Néhány kattintás és öt másodperc után felfed minden csínját-bínját.
A végrehajtónak csak a törlésre kell kattintania, és az ellenőr a rendelkezésre álló bizonyítékok alapján megvizsgálhatja a dokumentumot.
Ma arról fogunk beszélni, hogy milyen tulajdonságai vannak egy dokumentumnak, és hogyan tekintheti meg és szerkesztheti azokat Excel 2010-ben és 2013-ban. A cikk elolvasása után azt is megtudhatja, hogyan védheti meg a dokumentumokat a változtatásoktól, és hogyan távolíthatja el a személyes adatokat egy Excel lap.
Emlékszel, mit érzett, amikor először kezdte el használni az Excel 2010 vagy 2013 alkalmazást? Személy szerint néha nagyon dühös vagyok, ha nem találok olyan eszközt vagy opciót, amelyre szükségem lenne, ahol az Excel korábbi verzióiban megszoktam. Ugyanez vonatkozik az Excel 2010 / 2013 dokumentum tulajdonságaira is. Ezekben a verziókban elég mélyen el vannak rejtve, de még így is hamar rájuk fogunk jutni.
Ebben a cikkben részletes útmutatást talál arról, hogyan tekintheti meg és módosíthatja a dokumentum tulajdonságait, hogyan védheti meg a dokumentumot a változtatásoktól, és hogyan távolíthatja el a személyes adatokat egy Excel-lapról. Megy!
Milyen tulajdonságai vannak egy dokumentumnak?
Mielőtt elkezdené megtanulni, hogyan tekintheti meg, módosíthatja és törölheti a dokumentumtulajdonságokat (metaadatokat) az Excel 2010-ben és 2013-ban, nézzük meg, hogy az MS Office dokumentumok általában milyen tulajdonságokkal rendelkeznek.
1. típus. Szabványos tulajdonságok– közös az összes Office alkalmazásban. Ez magában foglalja a dokumentumra vonatkozó alapvető információkat – cím, téma, szerző, megjegyzés stb. Manuálisan beállíthatja saját szövegértékeit ezekhez a tulajdonságokhoz, hogy könnyebben megtalálja a kívánt dokumentumot a számítógépen.
2. típus. Automatikusan frissített tulajdonságok a rendszer által kezelt és módosított dokumentumfájl adatai. Például a fájl mérete és létrehozásának vagy módosításának ideje. Egyes tulajdonságok egyediek egy adott alkalmazás dokumentumaihoz, például az oldalak száma, a szavak, a karakterek vagy az alkalmazás verziója. Az ilyen tulajdonságok szerkesztéskor automatikusan frissülnek.
3. típus. Egyedi tulajdonságok felhasználó által megadott tulajdonságok. Saját maga is hozzáadhat további tulajdonságokat egy Office-dokumentumhoz.
4. típus. A szervezet tulajdonságai a szervezet által meghatározott tulajdonságok.
5. típus. Dokumentumkönyvtár tulajdonságai hivatkozzon azokra a dokumentumokra, amelyek egy webhely dokumentumtárában vagy egy megosztott mappában találhatók. A könyvtárat létrehozó személy beállíthat bizonyos tulajdonságokat a könyvtári dokumentumokhoz, és szabályokat állíthat be az értékekre. Amikor egy dokumentumot ad hozzá egy ilyen könyvtárhoz, meg kell adnia az összes szükséges tulajdonság értékeit, vagy ki kell javítania a meglévő tulajdonságokat a megállapított szabályoknak megfelelően.
A dokumentum tulajdonságainak megtekintése
Azok számára, akik nem tudják, hol találhatnak információt egy dokumentumról az Excel 2010 vagy 2013 programban, három lehetőséget kínálunk:
1. módszer: Jelenítse meg a „Dokumentum információs területet”
Ezzel a módszerrel közvetlenül a munkalapon tekintheti meg a dokumentuminformációkat.
Ezt követően az Excel automatikusan visszatér a munkalap szerkesztési módba, és a menüszalag és a munkalap munkaterülete között az alábbi képen látható „Dokumentum információs terület” látható.
Amint látható, a Dokumentum információs panel a tulajdonságok korlátozott készletét jeleníti meg. Ha többet szeretne tudni a dokumentumáról, folytassa a második módszerrel.
2. módszer: Nyissa meg a Tulajdonságok párbeszédpanelt
Ha a Dokumentum információs ablaktáblája nem tartalmazza a szükséges információkat, próbálja meg elérni a Speciális tulajdonságokat. A további tulajdonságok megtekintéséhez először ugyanazt a „Dokumentum információs területet” használjuk.
Itt vannak összegyűjtött információk a dokumentumról, amely a lapokon található: Gyakoriak(Tábornok), Statisztika(Statisztikák) és Összetett(Tartalom). Az alapvető információkat a lapon szerkesztheti Dokumentum(Összefoglalás), vagy állítson be további tulajdonságokat a dokumentumhoz a lapon Mások(Egyedi). Szeretné tudni, hogyan készült? Türelem! Erről később részletesebben szólunk.
Van egy másik módja a párbeszédpanel előhívásának Tulajdonságok(Tulajdonságok):
Ugyanez a párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn.
3. módszer. Használja a Windows Intézőt
A metaadatok másik egyszerű módja a Windows Intéző használata az Excel munkalap megnyitása nélkül.
Most már 3 különböző módot ismer a dokumentum tulajdonságainak számítógépen való megtekintésére, így könnyen megtalálhatja az összes fontos információt.
A dokumentum tulajdonságainak módosítása
Korábban megígértem, hogy beszélek a dokumentum tulajdonságainak megváltoztatásáról. Tehát a fent leírt és a tulajdonságok megtekintésével gyorsan hozzáadhatja a szükséges információkat vagy szerkesztheti a meglévő adatokat. Ez is lehetséges, de nem Windows 8-ban.
A leggyorsabb módja a szerző hozzáadásának
Az alapértelmezett szerző nevének módosítása
Alapértelmezés szerint a Windows-felhasználónév a szerző neve az Excel-dokumentumokhoz, de ez az aláírás nem mindig megfelelő. Az Excelben megváltoztathatja az alapértelmezett szerző nevét, hogy a jövőben mindenhol csak a szükséges név jelenjen meg.
Egyéni tulajdonságok beállítása
Megjegyzés: Mezőadatok formátuma Jelentése(Érték) meg kell egyeznie a legördülő listában kiválasztottal típus(Típus). Például, ha az adattípus ki van választva Szám(Szám), majd a terepen Jelentése(Érték) Egy számot kell megadni. Azok az értékek, amelyek nem egyeznek a kiválasztott adattípussal, szövegként kerülnek mentésre.
Ha rákattint az imént hozzáadott tulajdonságra, majd kattintson Töröl > rendben(Törlés > OK), ez a tulajdonság eltűnik.
A dokumentum egyéb tulajdonságainak módosítása
Más metaadatok módosításához (a szerző nevén, címen, címkéken és kategóriákon kívül) használja a " " vagy a (Tulajdonságok) lehetőséget.
- Ha a „Dokumentum információs terület” nyitva van, akkor egyszerűen vigye a kurzort a kívánt tulajdonság mezőjébe, és adja meg a szükséges adatokat.
- Ha a párbeszédpanel nyitva van Tulajdonságok(Tulajdonságok), majd lépjen a lapra Dokumentum(Összefoglalás), és adjon hozzá vagy módosítson meglévő adatokat a mezőkben, majd kattintson a gombra rendben.
Térjen vissza az Excel munkalap szerkesztéséhez, és minden változtatást automatikusan ment a rendszer.
A dokumentum tulajdonságainak eltávolítása
Ha el akarja fedni a nyomait, és meg akarja győződni arról, hogy senki sem találja meg a nevét vagy a szervezet nevét a dokumentum tulajdonságai között, használja az alábbi módszerek egyikét, amelyek lehetővé teszik, hogy elrejtsen bármilyen tulajdont vagy személyes adatot a nyilvános hozzáférés elől.
Csatlakoztatjuk a „Dokumentumellenőrt” a munkához
A Dokumentumvizsgáló rejtett tulajdonságok és személyes adatok keresésére szolgál. Ezenkívül olyan tulajdonságok eltávolítására is használható a könyvből, amelyeket más felhasználók nem láthatnak.
Metaadatok eltávolítása több dokumentumból
A Windows Intéző segítségével egyszerre több dokumentumból is eltávolíthat tulajdonságokat.
Megjegyzés: Ily módon bármely dokumentumtulajdonságot eltávolíthat egy vagy több fájlból, még akkor is, ha a Windows 8 telepítve van a számítógépén.
A dokumentum tulajdonságainak védelme
A dokumentum tulajdonságainak és személyes adatainak védelme akkor hasznos, ha nem szeretné, hogy más felhasználók módosítsák a metaadatokat vagy bármi mást a dokumentumban.
Ha egy dokumentum szerkesztési jogát csak néhány felhasználónak kell megadnia, beállíthat egy jelszót, és megoszthatja azt egy megbízható körrel.
Most a dokumentum védve van a jogosulatlan szerkesztés ellen. De légy óvatos! Aki ismeri a jelszót, könnyen eltávolíthatja a mezőről Jelszó a módosításhoz(Módosítandó jelszó), és adjon lehetőséget a dokumentum más olvasóinak a munkalapon található információk módosítására.
Azta! A cikk elég hosszúra sikeredett! Célom az volt, hogy a dokumentumtulajdonságok megtekintésével, módosításával és törlésével kapcsolatos összes figyelemre méltó szempontot lefedjem. Remélem, megtalálja a megfelelő választ a metaadatokkal kapcsolatos kérdéseire.
Szöveges dokumentum mentése és nevének megváltoztatása. Létrehozott egy dokumentumot a Word szövegszerkesztőben, elmentette, de egy idő után rájött, hogy jobb, ha átnevezi és áthelyezi egy másik helyre. Alapértelmezés szerint az összes Word szövegszerkesztő fájl a „Dokumentumok” mappába kerül, és egy idő után annyi halmozódik fel belőlük, hogy a szükséges fájl megtalálása (olvassa el, hogyan találhat fájlt) nagyon problémás lehet. Jobb, ha azonnal ment minden fájlt bizonyos mappákba és egy bizonyos helyre, hogy később ne kelljen találgatnia, hogy milyen fájlról van szó, és hol kell keresnie.
Miután végzett a dokumentummal, lépjen a menübe FájlÉs
A mezőn Fájl név A megnyíló párbeszédpanel megjeleníti az aktuális dokumentum nevét. Általában ez a generált dokumentum első sora.
A bal oldalon válasszon egy helyet a fájl mentéséhez. A képen kiválasztottam Asztali. A mezőn Fájl név cserélje ki a nevet egy újra.
A dokumentum új mappába mentéséhez kattintson a gombra a dokumentum mentése ablakban Hozzon létre egy új mappát(egy mappa ikon sárga csillaggal a jobb felső sarokban ennek az ablaknak a tetején, ahol a „Szolgáltatás” szó van írva). Szükség szerint azonnal nevezze át a mappát.
Ha a dokumentum már régen létrejött, akkor a fent leírt módon megnyithatja és átnevezheti, de akkor két fájlja lesz. Az egyik a régi, a másik az új néven.
Jobb egy ilyen fájlt megnyitás nélkül átnevezni. Kattintson a jobb gombbal a fájlra, és válassza ki a bejegyzést a legördülő menüből Átnevezés. A fájl neve kékre vált. Vigye a kurzort a c pontra
Minden alkalommal, amikor új szöveges dokumentumot hoz létre az MS Wordben, a program automatikusan beállít számos tulajdonságot, beleértve a szerző nevét. A Szerző tulajdonság a Beállítások ablakban (korábban Word beállítások) megjelenő felhasználói adatok alapján jön létre. Ezen túlmenően, a felhasználó rendelkezésére álló információ a név és a kezdőbetűk forrása, amely a javításokban és megjegyzésekben fog megjelenni.
Jegyzet: Az új dokumentumokban a tulajdonságként megjelenő név "Szerző" szakaszból (a dokumentum részleteinél látható), átvéve "Felhasználónév"(ablak "Lehetőségek").
1. Kattintson a gombra "Fájl"(korábban „Microsoft Office”).
2. Nyissa meg a részt "Lehetőségek".
3. A kategóriában megjelenő ablakban "Gyakoriak"(korábban „Basic”) szakaszban „A Microsoft Office személyre szabása”írja be a szükséges felhasználónevet. Szükség esetén változtassa meg a kezdőbetűket.
4. Kattintson a gombra "RENDBEN" a párbeszédpanel bezárásához és a módosítások elfogadásához.
A Szerző tulajdonság módosítása egy meglévő dokumentumban
1. Nyissa meg a részt "Fájl"(korábban „Microsoft Office”), és kattintson a gombra "Tulajdonságok".
Jegyzet: Ha a program elavult verzióját használja, a szakaszban "MS Office" először ki kell választania egy elemet "Készít", majd lépjen ide "Tulajdonságok".
- Tanács: Javasoljuk a Word frissítését az utasításaink szerint.
2. A legördülő menüből válassza ki a lehetőséget "További tulajdonságok".
3. A megnyíló ablakban "Tulajdonságok" mezőben "Szerző" Adja meg a szükséges szerző nevét.
4. Kattintson a gombra "RENDBEN" Az ablak bezárásához a meglévő dokumentum szerzőjének neve megváltozik.
Jegyzet: Ha módosítja a tulajdonságok szakaszt "Szerző" egy meglévő dokumentumban a dokumentum részleteinek területén, ez nem befolyásolja a menüben megjelenő felhasználói információkat "Fájl", szakasz "Lehetőségek"és a Gyorselérési eszköztáron.
Ez minden, most már tudja, hogyan módosíthatja a szerző nevét egy új vagy meglévő Microsoft Word dokumentumban.
Alapértelmezés szerint a dokumentum szerzője az a felhasználó, akinek a nevét a Word telepítésekor adták meg. Megváltoztathatja ezt a nevet, vagy megadhat egy másik elsődleges szerzőt, valamint hozzáadhat vagy eltávolíthat további dokumentumszerzőket.
Jegyzet: A cikk illusztrációi a Word 2013-ból származnak.
Győződjön meg arról, hogy a szakasz nyitva van Intelligencia(Infó). Kérjük, vegye figyelembe, hogy a paramétercsoportban Kapcsolódó felhasználók(Kapcsolódó személyek) a dokumentum további tulajdonságai közül a név van megadva szerzőként. Másik szerző hozzáadásához kattintson a gombra Felhasználó hozzáadása(Szerző hozzáadása) a felhasználónév alatt.
Írja be a szerző nevét a beviteli mezőbe. Ha vannak olyan névjegyek a címjegyzékben, akiknek a neve megegyezik a megadottal, akkor azok egy felugró ablakban jelennek meg. Ha van köztük olyan személy neve, akit szerzőként szeretne feltüntetni, kiválaszthatja őt ebből a listából.
A szerzők hozzáadásának másik módja a paraméter szerkesztése Szerző(Szerző) a további dokumentumtulajdonságokban. A panelen Intelligencia(Információ) kattintson a gombra Tulajdonságok(Tulajdonságok) és válassza ki a legördülő menüből További tulajdonságok(Speciális tulajdonságok).
Felhívjuk figyelmét, hogy a megnyíló párbeszédpanel lapján Dokumentum(Összefoglalás) a hozzáadott szerző megjelenik a mezőben Szerző(Szerző). Ebbe a mezőbe több szerzőt is felvehet, ha a nevüket pontosvesszővel választja el.
A segítségével szerzőket is hozzáadhat és eltávolíthat Dokumentum információs területek. A panelen Intelligencia(Információ) kattintson a gombra Tulajdonságok(Tulajdonságok) és a legördülő menüből válassza ki Dokumentum információs panel megjelenítése(Dokumentum panel megjelenítése).
A megnyitott dokumentum felett megjelenik egy részletező panel. Szerzők hozzáadása vagy eltávolítása a mezőben Szerző(Szerző) ugyanúgy, ahogy a párbeszédablakban tettük További tulajdonságok(Speciális tulajdonságok). Ne felejtse el pontosvesszővel elválasztani a szerzők nevét.
