Hesabatını və ya kurs işini xaricə təhvil vermiş diqqətsiz bir işçinin və ya tələbənin quyruğunu tutmağın ən asan yolu sənədin müəllifinə və ya həmmüəlliflərinə baxmaqdır. Bu məlumat digər fayl metadataları ilə birlikdə saxlanılır və sonra hər kəs tərəfindən baxıla bilər. Əsl cinayətkar müfəttişə tanış olan şəxs: eyni şirkətin işçisi və ya eyni axındakı tələbə olduğu ortaya çıxarsa, məsələ xüsusilə həssas olur. Təbii ki, çoxmərtəbəli yalan vəziyyətdən çıxış yolu tapacaq, amma sonradan üzə çıxmayacaq kimi.

Aşağı sağ küncdə əlaqəli sənəd istifadəçilərinə diqqət yetirin

Bu, əlbəttə ki, qeyri-adi bir nümunədir, amma insanlar adətən burada deşilir.

Hansı məlumatlar sızdırıla bilər?

Rəsmi Microsoft yardımı reputasiyanıza potensial təhlükə yarada biləcək şeylərin tam təsvirini verir. Mən burada onun xülasəsini verəcəyəm:

• Digər istifadəçilərin mövcudluğunun izləri, habelə sənədin həmmüəllifi olsanız, onların etdiyi redaktələrin və əlavə etdikləri şərhlərin göstəriciləri.
• Başlıq, altbilgi və su nişanında olan rəngi dəyişdirilmiş məlumat.
• Gizli Word mətni, görünməz PowerPoint obyektləri, gizli Excel sətirləri, sütunları və vərəqləri.
• PowerPoint slayd sahəsindən kənar məzmun.
• Əlavə sənəd xüsusiyyətləri və printer yolu məlumatı və ya e-poçt başlıqları kimi digər metadata.

Sənəd müfəttişi

"Sənəd Müfəttişi" faylları arzuolunmaz məlumatlar üçün yoxlamaq üçün əlverişli vasitədir. Bu həm sənədi göndərən, həm də alan üçün əlverişlidir. Sizə lazım olan tək şey “Təfsilatlar”a getmək və yoxlamanı aparmaqdır. Bir neçə klik və beş saniyə bütün incəlikləri ortaya çıxaracaq.

İcraçı sadəcə “Sil” düyməsini sıxmalıdır və müfəttiş mövcud sübut əsasında sənədi yoxlaya bilər.

Bu gün biz sənədin hansı xüsusiyyətlərə malik olması və onlara Excel 2010 və 2013-də necə baxa və redaktə edə biləcəyiniz haqqında danışacağıq. Bu məqaləni oxuduqdan sonra siz həmçinin sənədi hər hansı dəyişikliklərdən necə qorumaq və şəxsi məlumatlarınızı sənəddən necə silmək barədə öyrənəcəksiniz. Excel vərəqi.

Excel 2010 və ya 2013-dən ilk istifadə etməyə başladığınızda necə hiss etdiyinizi xatırlayın? Şəxsən mən bəzən Excelin əvvəlki versiyalarında görməyə öyrəşdiyim yerdə lazım olan alət və ya variantı tapa bilməyəndə çox əsəbiləşirəm. Eyni şey Excel 2010 / 2013-də sənəd xüsusiyyətlərinə də aiddir. Bu versiyalarda onlar olduqca dərindən gizlədilir, lakin buna baxmayaraq, biz onlara tez çatacağıq.

Bu yazıda siz sənədin xüsusiyyətlərinə baxmaq və dəyişdirmək, sənədi hər hansı dəyişikliklərdən necə qorumaq və şəxsi məlumatları Excel vərəqindən necə silmək barədə ətraflı təlimatlar tapa bilərsiniz. Get!

Sənəd hansı xüsusiyyətlərə malikdir?

Excel 2010 və 2013-də sənəd xassələrinə (metadata) baxmaq, dəyişdirmək və silmək yollarını öyrənməyə başlamazdan əvvəl gəlin MS Office sənədlərinin ümumiyyətlə hansı xassələrə malik olduğunu anlayaq.

Tip 1. Standart Xüsusiyyətlər– bütün Office proqramları üçün ümumidir. Buraya sənəd haqqında əsas məlumatlar - başlıq, mövzu, müəllif, qeyd və s. İstədiyiniz sənədi kompüterinizdə tapmağı asanlaşdırmaq üçün bu xüsusiyyətlər üçün öz mətn dəyərlərinizi əl ilə təyin edə bilərsiniz.

Tip 2. Avtomatik olaraq yenilənən xüsusiyyətlər sistem tərəfindən idarə olunan və dəyişdirilən sənəd faylı haqqında məlumatdır. Məsələn, faylın ölçüsü və onun yaradıldığı və ya dəyişdirildiyi vaxt. Bəzi xüsusiyyətlər səhifələrin sayı, sözlər, simvollar və ya proqram versiyası kimi xüsusi proqramdakı sənədlərə xasdır. Siz redaktə etdikcə bu cür xüsusiyyətlər avtomatik olaraq yenilənir.

Tip 3. Fərdi Xüsusiyyətlər istifadəçi tərəfindən müəyyən edilmiş xüsusiyyətlərdir. Siz özünüz Office sənədinə əlavə xüsusiyyətlər əlavə edə bilərsiniz.

Tip 4. Təşkilatın xüsusiyyətləri təşkilatınız tərəfindən müəyyən edilmiş xüsusiyyətlərdir.

Tip 5. Sənəd Kitabxanasının Xüsusiyyətləri saytdakı sənəd kitabxanasında və ya paylaşılan qovluqda olan sənədlərə istinad edin. Kitabxananı yaradan şəxs kitabxana sənədləri üçün bəzi xüsusiyyətlər təyin edə və onların dəyərləri üçün qaydalar təyin edə bilər. Belə bir kitabxanaya bir sənəd əlavə edərkən, bütün tələb olunan xüsusiyyətlər üçün dəyərlər daxil etməli və ya müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq mövcud xüsusiyyətləri düzəltməli olacaqsınız.

Sənədin xüsusiyyətlərinə baxış

Excel 2010 və ya 2013-də sənəd haqqında məlumatı haradan tapacağını bilməyənlər üçün üç seçim təklif edirik:

Metod 1: "Sənəd Məlumatı Sahəsi"ni göstərin

Bu üsul sənəd məlumatlarına birbaşa iş vərəqində baxmaq imkanı verir.

Bundan sonra Excel avtomatik olaraq iş vərəqinin redaktə rejiminə qayıdır və menyu lenti ilə iş vərəqinin iş sahəsi arasında aşağıdakı şəkildə göstərildiyi kimi "Sənəd Məlumatı Sahəsi"ni görürük.

Gördüyünüz kimi, Sənəd Məlumat Paneli məhdud xüsusiyyətlər dəstini göstərir. Sənədiniz haqqında daha çox bilmək istəyirsinizsə, ikinci üsula keçin.

Metod 2: Xüsusiyyətlər informasiya qutusunu açın

Sənəd Məlumat Paneli sizə lazım olan məlumatı vermirsə, qabaqcıl xüsusiyyətlərə daxil olmağa cəhd edin. Əlavə xüsusiyyətlərə baxmaq üçün birinci yol eyni “Sənəd Məlumatı Sahəsi”ndən istifadə etməkdir.

Burada tablarda yerləşən sənəd haqqında məlumat toplanır: Ümumidir(Ümumi), Statistika(Statistika) və Qarışıq(Məzmun). Siz tabda əsas məlumatları redaktə edə bilərsiniz Sənəd(Xülasə) və ya nişanda sənəd üçün əlavə xassələri təyin edin Digərləri(Xüsusi). Bunun necə edildiyini bilmək istəyirsiniz? Səbir! Bu barədə sonra daha ətraflı danışacağıq.

Dialoq qutusunu gətirməyin başqa bir yolu var Xüsusiyyətlər(Xüsusiyyətlər):

Eyni dialoq qutusu ekranda görünəcək.

Metod 3. Windows Explorer-dən istifadə edin

Metaməlumatları göstərməyin başqa bir asan yolu, ümumiyyətlə Excel iş vərəqini açmadan Windows Explorer-dən istifadə etməkdir.

İndi siz kompüterinizdə sənəd xüsusiyyətlərinə baxmaq üçün 3 müxtəlif üsul bilirsiniz, beləliklə, bütün vacib məlumatları asanlıqla tapa bilərsiniz.

Sənədin xüsusiyyətlərinin dəyişdirilməsi

Əvvəllər mən söz vermişdim ki, sənədin xüsusiyyətlərini necə dəyişdirmək olar. Beləliklə, yuxarıda təsvir edilmiş və istifadə edərək xassələrə baxmaqla siz lazımi məlumatları tez əlavə edə və ya mövcud məlumatları redaktə edə bilərsiniz. Bu da mümkündür, lakin Windows 8-də deyil.

Müəllif əlavə etməyin ən sürətli yolu

Standart müəllif adının dəyişdirilməsi

Varsayılan olaraq, Windows istifadəçi adı Excel sənədi üçün müəllif adı kimi istifadə olunur, lakin bu imza həmişə uyğun olmaya bilər. Excel-də siz standart müəllif adını dəyişdirə bilərsiniz ki, gələcəkdə yalnız sizə lazım olan ad hər yerdə görünsün.

Fərdi xassələrin qurulması

Şərh: Sahə məlumat formatı Məna(Dəyər) açılan siyahıda seçilənlərə uyğun olmalıdır Növ(Növ). Məsələn, məlumat növü seçilibsə Nömrə(Nömrə), sonra sahədə Məna(Dəyər) Nömrə daxil edilməlidir. Seçilmiş məlumat növünə uyğun gəlməyən dəyərlər mətn kimi yadda saxlanılacaq.

Əgər yenicə əlavə etdiyiniz əmlaka klikləsəniz və sonra klikləyin Sil > tamam(Sil > OK), bu xüsusiyyət yox olacaq.

Digər sənəd xüsusiyyətlərinin dəyişdirilməsi

Digər metadataları dəyişdirmək üçün (müəllif adı, başlıq, teqlər və kateqoriyalardan başqa) " " və ya (Xüsusiyyətlər) istifadə edin.

• Əgər “Sənəd Məlumatı Sahəsi” açıqdırsa, sadəcə kursoru istədiyiniz əmlakın sahəsinə qoyun və lazımi məlumatları daxil edin.
• Dialoq qutusu açıqdırsa Xüsusiyyətlər(Xüsusiyyətlər), sonra nişana keçin Sənəd(Xülasə) və sahələrə mövcud məlumatları əlavə edin və ya dəyişdirin, sonra klikləyin tamam.

Excel vərəqinin redaktəsinə qayıdın və etdiyiniz bütün dəyişikliklər avtomatik olaraq yadda saxlanılacaq.

Sənəd xüsusiyyətlərinin silinməsi

İzlərinizi əhatə etmək və sənəd xassələrində heç kimin adınızı və ya təşkilat adınızı tapa bilməyəcəyinə əmin olmaq istəyirsinizsə, hər hansı əmlakı və ya şəxsi məlumatı ictimai girişdən gizlətməyə imkan verən aşağıdakı üsullardan birini istifadə edin.

"Sənəd Müfəttişi" ni işə bağlayırıq

Sənəd Müfəttişi gizli xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatları axtarmaq üçün istifadə olunur. Bundan əlavə, digər istifadəçilər tərəfindən görməməli olan xüsusiyyətləri kitabdan silmək üçün istifadə edilə bilər.

Çox sənədlərdən metadata silinir

Windows Explorer istifadə edərək, birdən çox sənəddən xassələri silə bilərsiniz.

Şərh: Bu yolla, kompüterinizdə Windows 8 quraşdırılmış olsa belə, bir və ya bir neçə fayldan istənilən sənəd xüsusiyyətini silə bilərsiniz.

Sənəd xüsusiyyətlərinin qorunması

Digər istifadəçilərin sənədinizdə metadata və ya başqa hər hansı bir şeyi dəyişməsini istəmirsinizsə, sənəd xüsusiyyətlərini və şəxsi məlumatlarınızı qorumaq faydalıdır.

Sənədi redaktə etmək hüququnu yalnız bəzi istifadəçilərə vermək lazımdırsa, parol təyin edə və onu etibarlı insanlarla paylaşa bilərsiniz.

İndi sənədiniz icazəsiz redaktədən qorunur. Amma diqqətli olun! Şifrəni bilən hər kəs onu sahədən asanlıqla silə bilər Dəyişmək üçün parol(Dəyişdirmək üçün parol) və sənədinizin digər oxucularına iş vərəqindəki məlumatları dəyişmək imkanı verin.

Heyrət! Vay! Məqalə olduqca uzun oldu! Məqsədim sənəd xüsusiyyətlərinə baxmaq, dəyişdirmək və silmək kimi bütün diqqətəlayiq aspektləri əhatə etmək idi. Ümid edirəm metadata ilə bağlı suallarınıza düzgün cavab tapacaqsınız.

Mətn sənədini necə saxlamaq və adını dəyişmək olar. Word mətn redaktorunda sənəd yaratdınız, onu saxladınız, lakin bir müddət sonra anladın ki, onun adını dəyişdirib başqa yerə köçürmək daha yaxşıdır. Varsayılan olaraq, bütün Word mətn redaktoru faylları "Sənədlərim" qovluğunda saxlanılır və bir müddət sonra onların çoxu orada toplanır ki, sizə lazım olan faylı tapmaq (faylın necə tapılacağını oxuyun) çox problemli ola bilər. Bütün faylları dərhal müəyyən qovluqlarda və müəyyən bir yerdə saxlamaq daha yaxşıdır ki, sonradan onun hansı növ fayl olduğunu və harada axtarılacağını təxmin etmək lazım deyil.

Sənədlə işləməyi başa vurduqdan sonra menyuya keçin Fayl Və

Sahədə Fayl adı Açılan dialoq qutusu cari sənədin adını göstərəcək. Bu adətən yaradılan sənədin ilk sətridir.

Solda, faylı saxlamaq üçün yeri seçin. Şəkildə seçmişəm İş masası. Sahədə Fayl adı adı yenisi ilə əvəz et.

Sənədinizi yeni qovluqda saxlamaq üçün sənədi saxla pəncərəsində düyməni sıxın Yeni qovluq yaradın(“Xidmət” sözünün yazıldığı bu pəncərənin yuxarı sağ küncündə sarı ulduzlu qovluq simvolu). Lazım olduqda qovluğun adını dərhal dəyişdirin.

Sənəd uzun müddət əvvəl yaradılıbsa, onda siz onu aça və yuxarıda göstərildiyi kimi adını dəyişə bilərsiniz, lakin sonra iki faylınız olacaq. Biri köhnə adla, digəri yeni adla.

Belə bir faylı açmadan onun adını dəyişmək daha yaxşıdır. Faylın üzərinə sağ klikləyin və açılan menyudan girişi seçin Adını dəyişdirin. Fayl adı mavi rəngə çevriləcək. Kursoru c nöqtəsinə aparın

MS Word-də hər dəfə yeni mətn sənədi yaratdığınız zaman proqram avtomatik olaraq onun üçün müəllifin adı da daxil olmaqla bir sıra xassələri təyin edir. Müəllif xassəsi Seçimlər pəncərəsində (əvvəllər Word Seçimləri) görünən istifadəçi məlumatı əsasında yaradılır. Bundan əlavə, istifadəçinin mövcud məlumatları həm də düzəlişlərdə və şərhlərdə görünəcək ad və inisialların mənbəyidir.

Qeyd: Yeni sənədlərdə mülkiyyət kimi görünən ad "Müəllif"(sənəd təfərrüatlarında göstərilmişdir), bölmədən götürülmüşdür "İstifadəçi adı"(pəncərə "Seçimlər").

1. Düyməni basın "Fayl"(əvvəllər Microsoft Office).

2. Bölməni açın "Seçimlər".

3. Kateqoriyada görünən pəncərədə "Ümumidir"(əvvəllər “Əsas”) bölməsində “Microsoft Office-i fərdiləşdirin” tələb olunan istifadəçi adını təyin edin. Lazım gələrsə, baş hərfləri dəyişdirin.

4. Klikləyin "TAMAM" dialoq qutusunu bağlamaq və dəyişiklikləri qəbul etmək.

Mövcud sənəddə Müəllif xassəsinin dəyişdirilməsi

1. Bölməni açın "Fayl"(əvvəllər “Microsoft Office”) və klikləyin "Xüsusiyyətlər".

Qeyd: Proqramın köhnəlmiş versiyasını istifadə edirsinizsə, bölmədə "MS Office"əvvəlcə bir element seçməlisiniz "Hazırlayın", və sonra gedin "Xüsusiyyətlər".

Məsləhət: Təlimatlarımızdan istifadə edərək Word proqramını yeniləməyi tövsiyə edirik.

2. Açılan menyudan seçin "Əlavə xüsusiyyətlər".

3. Açılan pəncərədə "Xüsusiyyətlər" sahəsində "Müəllif" Tələb olunan müəllif adını daxil edin.

4. Klikləyin "TAMAM" Pəncərəni bağlamaq üçün mövcud sənədin müəllif adı dəyişdiriləcək.

Qeyd: Xüsusiyyətlər bölməsini dəyişdirsəniz "Müəllif" sənəd təfərrüatları sahəsində mövcud sənəddə bu, menyuda görünən istifadəçi məlumatlarına təsir etməyəcək "Fayl", bölmə "Seçimlər" və Tez Giriş Alətlər Panelində.

Hamısı budur, indi yeni və ya mövcud Microsoft Word sənədində müəllifin adını necə dəyişdirəcəyinizi bilirsiniz.

Varsayılan olaraq, sənədin müəllifi Word quraşdırıldıqda adı göstərilən istifadəçidir. Siz bu adı dəyişdirə və ya başqa bir əsas müəllif təyin edə və əlavə sənəd müəlliflərini əlavə edə və ya silə bilərsiniz.

Qeyd: Bu məqalədəki təsvirlər Word 2013-dəndir.

Bölmənin açıq olduğundan əmin olun Kəşfiyyat(Məlumat). Nəzərə alın ki, parametrlər qrupunda Əlaqədar İstifadəçilər(Əlaqədar İnsanlar) sənədin əlavə xüsusiyyətlərindən ad müəllif olaraq göstərilir. Başqa müəllif əlavə etmək üçün üzərinə klikləyin İstifadəçi əlavə edinİstifadəçi adı altında (müəllif əlavə edin).

Giriş sahəsinə müəllifin adını daxil edin. Ünvan kitabçanızda adları daxil etdiyinizə uyğun gələn kontaktlar varsa, onlar açılan pəncərədə görünəcək. Əgər onların arasında müəllif kimi göstərmək istədiyiniz şəxsin adı varsa, onu bu siyahıdan seçə bilərsiniz.

Müəllifləri əlavə etməyin başqa bir yolu parametri redaktə etməkdir Müəllif(Müəllif) əlavə sənəd xassələrində. Paneldə Kəşfiyyat(Məlumat) düyməsini basın Xüsusiyyətlər(Xüsusiyyətlər) seçin və açılan menyudan seçin Əlavə xüsusiyyətlər(Qabaqcıl Xüsusiyyətlər).

Nəzərə alın ki, açılan dialoq qutusunda nişanda Sənəd(Xülasə) sahədə əlavə edilmiş müəllif göstərilir Müəllif(Müəllif). Adlarını nöqtəli vergüllə ayıraraq bu sahəyə bir neçə müəllif əlavə edə bilərsiniz.

Siz həmçinin istifadə edərək müəllifləri əlavə edə və silə bilərsiniz Sənəd Məlumat Sahələri. Paneldə Kəşfiyyat(Məlumat) düyməsini basın Xüsusiyyətlər(Xüsusiyyətlər) və açılan menyudan seçin Sənəd Məlumatı Panelini göstərin(Sənəd Panelini göstər).

Açıq sənədin üstündə təfərrüatlar paneli görünür. Sahəyə müəllifləri əlavə edin və ya silin Müəllif(Müəllif) dialoq qutusunda etdiyimiz kimi Əlavə xüsusiyyətlər(Qabaqcıl Xüsusiyyətlər). Müəllif adlarını nöqtəli vergüllə ayırmağı unutmayın.