Najlakši način da uhvatite rep neopreznog zaposlenika ili studenta koji je outsourcao svoj referat ili kolegij je da pogledate autora ili koautore dokumenta. Ove informacije pohranjuju se zajedno s drugim metapodacima datoteka i kasnije ih svatko može vidjeti. Stvar postaje posebno osjetljiva ako se ispostavi da je pravi počinitelj inspektoru poznata osoba: zaposlenik iste tvrtke ili student iz iste struje. Naravno, višeslojna laž će pronaći izlaz iz situacije, ali kao da kasnije neće izaći na vidjelo.

Obratite pozornost na pridružene korisnike dokumenta u donjem desnom kutu

To je banalan primjer, naravno, ali tamo ljudi obično piercingaju.

Koje informacije mogu procuriti?

Službena Microsoftova pomoć pruža potpunu analizu onoga što bi moglo predstavljati potencijalnu prijetnju vašem ugledu. Ovdje ću dati sažetak toga:

• Tragovi prisutnosti drugih korisnika, kao i naznake izmjena koje su napravili i komentara koje su dodali ako ste koautor dokumenta.
• Informacije bez boje sadržane u zaglavlju, podnožju i vodenom žigu.
• Skriveni Word tekst, nevidljivi PowerPoint objekti, skriveni Excelovi redovi, stupci i listovi.
• Sadržaj izvan područja slajdova programa PowerPoint.
• Dodatna svojstva dokumenta i drugi metapodaci, kao što su informacije o stazi pisača ili zaglavlja e-pošte.

Inspektor dokumenata

"Document Inspector" je praktičan alat za provjeru datoteka za neželjene informacije. Pogodan je i za pošiljatelja i za primatelja dokumenta. Sve što trebate učiniti je otići na “Detalji” i pokrenuti provjeru. Nekoliko klikova i pet sekundi otkrit će sve detalje.

Izvršitelj samo treba kliknuti na brisanje, a inspektor na temelju raspoloživih dokaza pregleda dokument.

Danas ćemo govoriti o tome koja svojstva ima dokument i kako ih možete pregledavati i uređivati ​​u Excelu 2010 i 2013. Nakon čitanja ovog članka također ćete naučiti kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke iz Excel list.

Sjećate li se kako ste se osjećali kada ste prvi put počeli koristiti Excel 2010 ili 2013? Osobno se ponekad jako naljutim kada ne mogu pronaći alat ili opciju koja mi treba tamo gdje sam je navikao vidjeti u prethodnim verzijama Excela. Isto vrijedi i za svojstva dokumenta u Excelu 2010 / 2013. U ovim verzijama ona su skrivena prilično duboko, ali čak i tako, brzo ćemo doći do njih.

U ovom članku pronaći ćete detaljne upute o tome kako pregledati i promijeniti svojstva dokumenta, kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke s Excel lista. Ići!

Koja svojstva ima dokument?

Prije nego počnemo učiti kako pregledavati, mijenjati i brisati svojstva dokumenta (metapodatke) u Excelu 2010 i 2013, shvatimo koja svojstva dokumenti MS Officea općenito imaju.

Tip 1. Standardna svojstva– zajedničko svim aplikacijama sustava Office. To uključuje osnovne podatke o dokumentu - naslov, temu, autora, bilješku i tako dalje. Možete ručno postaviti vlastite tekstualne vrijednosti za ova svojstva kako biste lakše pronašli dokument koji želite na svom računalu.

Tip 2. Automatski ažurirana svojstva je podatak o datoteci dokumenta kojom upravlja i koju mijenja sustav. Na primjer, veličina datoteke i vrijeme kada je stvorena ili izmijenjena. Neka su svojstva jedinstvena za dokumente u određenoj aplikaciji, poput broja stranica, riječi, znakova ili verzije aplikacije. Takva se svojstva ažuriraju automatski dok uređujete.

Tip 3. Prilagođena svojstva su korisnički određena svojstva. Možete sami dodati dodatna svojstva dokumentu sustava Office.

Tip 4. Svojstva organizacije su svojstva definirana od strane vaše organizacije.

Tip 5. Svojstva biblioteke dokumenata odnose se na dokumente koji se nalaze u biblioteci dokumenata na web mjestu ili u zajedničkoj mapi. Osoba koja kreira biblioteku može postaviti neka svojstva za dokumente biblioteke i postaviti pravila za njihove vrijednosti. Kada dodajete dokument u takvu biblioteku, morat ćete unijeti vrijednosti za sva potrebna svojstva ili ispraviti postojeća svojstva u skladu s utvrđenim pravilima.

Pregled svojstava dokumenta

Za one koji ne znaju gdje pronaći informacije o dokumentu u Excelu 2010 ili 2013, nudimo tri opcije:

Metoda 1: Prikažite "Informacijsko područje dokumenta"

Ova metoda omogućuje pregled informacija o dokumentu izravno na radnom listu.

Nakon toga, Excel se automatski vraća u način rada za uređivanje radnog lista, a između vrpce izbornika i radnog područja radnog lista vidimo “Informacijsko područje dokumenta” kao što je prikazano na slici ispod.

Kao što vidite, ploča s informacijama o dokumentu prikazuje ograničen skup svojstava. Ako želite saznati više o svom dokumentu, prijeđite na drugu metodu.

2. način: otvorite dijaloški okvir Svojstva

Ako okno s informacijama o dokumentu ne pruža informacije koje su vam potrebne, pokušajte pristupiti naprednim svojstvima. Prvi način za pregled dodatnih svojstava je korištenje istog "Informacijskog područja dokumenta".

Ovdje su prikupljeni podaci o dokumentu koji se nalaze na karticama: Su česti(Općenito), Statistika(Statistika) i Spoj(Sadržaj). Na kartici možete urediti osnovne podatke Dokument(Sažetak) ili postavite dodatna svojstva za dokument na kartici Drugi(Prilagođen). Želite li znati kako se to radi? Strpljenje! O tome ćemo detaljnije govoriti kasnije.

Postoji još jedan način za otvaranje dijaloškog okvira Svojstva(Svojstva):

Isti dijaloški okvir pojavit će se na ekranu.

Metoda 3. Koristite Windows Explorer

Drugi jednostavan način za prikaz metapodataka je korištenje Windows Explorera bez otvaranja Excel radnog lista uopće.

Sada znate 3 različita načina za pregled svojstava dokumenta na vašem računalu, tako da lako možete pronaći sve važne informacije.

Promjena svojstava dokumenta

Ranije sam obećao govoriti o tome kako promijeniti svojstva dokumenta. Dakle, pregledom svojstava pomoću i gore opisanih, možete brzo dodati potrebne informacije ili urediti postojeće podatke. To je također moguće, ali ne u sustavu Windows 8.

Najbrži način za dodavanje autora

Promjena zadanog imena autora

Prema zadanim postavkama, Windows korisničko ime koristi se kao ime autora za Excel dokument, ali ovaj potpis možda neće uvijek biti odgovarajući. U Excelu možete promijeniti zadano ime autora tako da se ubuduće posvuda pojavljuje samo ono ime koje trebate.

Postavljanje prilagođenih svojstava

Komentar: Format podataka polja Značenje(Vrijednost) mora odgovarati onome što je odabrano na padajućem popisu Tip(Tip). Na primjer, ako je odabrana vrsta podataka Broj(Broj), zatim u polje Značenje(Vrijednost) Mora se unijeti broj. Vrijednosti koje ne odgovaraju odabranoj vrsti podataka bit će spremljene kao tekst.

Ako kliknete na svojstvo koje ste upravo dodali, a zatim kliknite Izbrisati > u redu(Delete > OK), ovo svojstvo će nestati.

Promjena ostalih svojstava dokumenta

Za promjenu drugih metapodataka (osim imena autora, naslova, oznaka i kategorija), koristite ili " " ili (Svojstva).

• Ako je “Document Information Area” otvoreno, tada jednostavno postavite kursor u polje željenog svojstva i unesite tražene podatke.
• Ako je dijaloški okvir otvoren Svojstva(Svojstva), zatim idite na karticu Dokument(Sažetak) i dodajte ili promijenite postojeće podatke u poljima, a zatim kliknite u redu.

Vratite se na uređivanje Excel lista i sve promjene koje ste napravili bit će automatski spremljene.

Uklanjanje svojstava dokumenta

Ako želite prikriti tragove i osigurati da nitko ne može pronaći vaše ime ili naziv organizacije u svojstvima dokumenta, upotrijebite jednu od sljedećih metoda koje vam omogućuju skrivanje imovine ili osobnih podataka od javnog pristupa.

Povezujemo "Inspektor dokumenata" na posao

Inspektor dokumenata koristi se za traženje skrivenih svojstava i osobnih podataka. Osim toga, može se koristiti za uklanjanje svojstava iz knjige koja ne bi trebala biti vidljiva drugim korisnicima.

Uklanjanje metapodataka iz više dokumenata

Koristeći Windows Explorer, možete ukloniti svojstva iz više dokumenata odjednom.

Komentar: Na ovaj način možete ukloniti bilo koje svojstvo dokumenta iz jedne ili više datoteka, čak i ako na računalu imate instaliran Windows 8.

Zaštita svojstava dokumenta

Zaštita svojstava dokumenta i osobnih podataka korisna je ako ne želite da drugi korisnici mijenjaju metapodatke ili bilo što drugo u vašem dokumentu.

Ako trebate dodijeliti pravo uređivanja dokumenta samo nekim korisnicima, možete postaviti lozinku i podijeliti je s krugom ljudi od povjerenja.

Sada je vaš dokument zaštićen od neovlaštenog uređivanja. Ali budi pažljiv! Svatko tko zna lozinku može je lako ukloniti iz polja Lozinka za promjenu(Lozinka za izmjenu) i dajte drugim čitateljima vašeg dokumenta mogućnost promjene informacija na radnom listu.

Wow! Članak je ispao prilično dugačak! Moj je cilj bio pokriti sve značajne aspekte pregledavanja, mijenjanja i brisanja svojstava dokumenta. Nadam se da ćete pronaći prave odgovore na svoja pitanja vezana uz metapodatke.

Kako spremiti tekstualni dokument i promijeniti mu naziv. Napravili ste dokument u uređivaču teksta Word, spremili ga, ali ste nakon nekog vremena shvatili da je bolje preimenovati ga i premjestiti na drugo mjesto. Prema zadanim postavkama, sve Wordove datoteke uređivača teksta spremaju se u mapu "Moji dokumenti", a nakon nekog vremena toliko ih se nakupi tamo da pronalaženje datoteke koja vam je potrebna (pročitajte kako pronaći datoteku) može biti vrlo problematično. Bolje je odmah spremiti sve datoteke u određene mape i na određeno mjesto, tako da kasnije ne morate nagađati o kakvoj se datoteci radi i gdje je tražiti.

Nakon što ste završili rad s dokumentom, idite na izbornik Datoteka I

U polju Naziv datoteke Dijaloški okvir koji se otvori prikazat će trenutni naziv dokumenta. Ovo je obično prvi redak generiranog dokumenta.

S lijeve strane odaberite mjesto za spremanje datoteke. Izabrao sam na slici Radna površina. U polju Naziv datoteke zamijenite ime novim.

Za spremanje dokumenta u novu mapu kliknite gumb u prozoru za spremanje dokumenta Napravite novu mapu(ikona mape sa žutom zvjezdicom u gornjem desnom kutu na vrhu ovog prozora gdje je napisana riječ "Service"). Odmah preimenujte mapu prema potrebi.

Ako je dokument već davno kreiran, tada ga možete otvoriti i preimenovati na isti način kao što je gore opisano, ali tada ćete imati dvije datoteke. Jedan pod starim imenom, drugi pod novim.

Bolje je preimenovati takvu datoteku bez otvaranja. Desnom tipkom miša kliknite datoteku i odaberite unos s padajućeg izbornika Preimenovati. Naziv datoteke će postati plav. Pomaknite kursor na točku c

Svaki put kada kreirate novi tekstualni dokument u MS Wordu, program automatski postavlja niz svojstava za njega, uključujući i ime autora. Svojstvo autora stvara se na temelju podataka o korisniku koji se pojavljuju u prozoru s opcijama (prije Wordove opcije). Osim toga, dostupni podaci korisnika također su izvor imena i inicijala koji će se pojaviti u ispravcima i komentarima.

Bilješka: U novim dokumentima naziv koji se pojavljuje kao svojstvo "Autor"(prikazano u detaljima dokumenta), preuzeto iz odjeljka "Korisničko ime"(prozor "Opcije").

1. Pritisnite tipku "Datoteka"(prethodno “Microsoft Office”).

2. Otvorite odjeljak "Opcije".

3. U prozoru koji se pojavi u kategoriji "Su česti"(bivši “Basic”) u odjeljku “Personalizacija Microsoft Officea” unesite traženo korisničko ime. Promijenite inicijale ako je potrebno.

4. Pritisnite "U REDU" da biste zatvorili dijaloški okvir i prihvatili promjene.

Promjena svojstva Author u postojećem dokumentu

1. Otvorite odjeljak "Datoteka"(bivši “Microsoft Office”) i kliknite "Svojstva".

Bilješka: Ako koristite zastarjelu verziju programa, u odjeljku "MS Office" prvo morate odabrati stavku "Pripremiti", a zatim idite na "Svojstva".

Savjet: Preporučujemo da ažurirate Word prema našim uputama.

2. S padajućeg izbornika odaberite “Dodatna svojstva”.

3. U prozoru koji se otvori "Svojstva" u polju "Autor" Unesite traženo ime autora.

4. Pritisnite "U REDU" Za zatvaranje prozora, promijenit će se ime autora postojećeg dokumenta.

Bilješka: Ako promijenite odjeljak svojstava "Autor" u postojećem dokumentu u području s detaljima dokumenta, to neće utjecati na korisničke informacije koje se pojavljuju u izborniku "Datoteka", odjeljak "Opcije" i na alatnoj traci za brzi pristup.

To je sve, sada znate kako promijeniti ime autora u novom ili postojećem Microsoft Word dokumentu.

Prema zadanim postavkama, autor dokumenta je korisnik čije je ime navedeno kada je Word instaliran. Možete promijeniti ovo ime ili navesti drugog primarnog autora te možete dodati ili ukloniti dodatne autore dokumenta.

Bilješka: Ilustracije u ovom članku su iz programa Word 2013.

Provjerite je li odjeljak otvoren Inteligencija(Informacije). Imajte na umu da u grupi parametara Povezani korisnici(Povezane osobe) kao autor navedeno je ime iz dodatnih svojstava dokumenta. Za dodavanje drugog autora kliknite Dodaj korisnika(Dodajte autora) pod korisničkim imenom.

Unesite ime autora u polje za unos. Ako u vašem imeniku postoje kontakti čija imena odgovaraju onome što ste unijeli, oni će se pojaviti u skočnom prozoru. Ako se među njima nalazi ime osobe koju želite označiti kao autora, možete je odabrati s ovog popisa.

Drugi način dodavanja autora je uređivanje parametra Autor(Autor) u dodatnim svojstvima dokumenta. Na ploči Inteligencija Kliknite gumb (Informacije). Svojstva(Svojstva) i odaberite s padajućeg izbornika Dodatna svojstva(Napredna svojstva).

Imajte na umu da u dijaloškom okviru koji se otvori, na kartici Dokument(Sažetak) u polju se prikazuje dodani autor Autor(Autor). U ovo polje možete dodati više autora tako da njihova imena odvojite točkom i zarezom.

Također možete dodavati i uklanjati autore pomoću Područja informacija o dokumentu. Na ploči Inteligencija Kliknite gumb (Informacije). Svojstva(Svojstva) i iz padajućeg izbornika odaberite Prikaži okno s informacijama o dokumentu(Prikaži ploču s dokumentima).

Iznad otvorenog dokumenta pojavljuje se okno s detaljima. Dodajte ili uklonite autore u polju Autor(Autor) na isti način kao što smo učinili u dijaloškom okviru Dodatna svojstva(Napredna svojstva). Ne zaboravite odvojiti imena autora točkom i zarezom.