किसी लापरवाह कर्मचारी या छात्र की पूंछ पकड़ने का सबसे आसान तरीका जिसने अपनी रिपोर्ट या कोर्सवर्क को आउटसोर्स किया है, दस्तावेज़ के लेखक या सह-लेखकों को देखना है। यह जानकारी अन्य फ़ाइल मेटाडेटा के साथ संग्रहीत की जाती है और बाद में इसे कोई भी देख सकता है। मामला विशेष रूप से संवेदनशील हो जाता है यदि असली अपराधी इंस्पेक्टर का कोई परिचित व्यक्ति हो: उसी कंपनी का कर्मचारी या उसी स्ट्रीम का छात्र। बेशक, एक बहु-मंजिला झूठ स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोज लेगा, लेकिन ऐसा लगता है जैसे यह बाद में सामने नहीं आएगा।

निचले दाएं कोने में संबंधित दस्तावेज़ उपयोगकर्ताओं पर ध्यान दें

निःसंदेह, यह एक साधारण उदाहरण है, लेकिन यहीं पर लोग आम तौर पर परेशान हो जाते हैं।

कौन सी जानकारी लीक हो सकती है?

आधिकारिक Microsoft सहायता आपकी प्रतिष्ठा के लिए संभावित ख़तरा उत्पन्न करने वाली चीज़ों का पूर्ण विवरण देती है। मैं इसका सारांश यहां दूंगा:

• यदि आपने दस्तावेज़ का सह-लेखन किया है तो अन्य उपयोगकर्ताओं की उपस्थिति के निशान, साथ ही उनके द्वारा किए गए संपादन और उनके द्वारा जोड़ी गई टिप्पणियों के संकेत भी।
• शीर्ष लेख, पाद लेख और वॉटरमार्क में मौजूद बदरंग जानकारी।
• छिपा हुआ वर्ड टेक्स्ट, अदृश्य पावरपॉइंट ऑब्जेक्ट, छिपी हुई एक्सेल पंक्तियाँ, कॉलम और शीट।
• PowerPoint स्लाइड क्षेत्र के बाहर की सामग्री.
• अतिरिक्त दस्तावेज़ गुण और अन्य मेटाडेटा, जैसे प्रिंटर पथ जानकारी या ईमेल हेडर।

दस्तावेज़ निरीक्षक

"दस्तावेज़ निरीक्षक" अवांछित जानकारी के लिए फ़ाइलों की जाँच करने के लिए एक सुविधाजनक उपकरण है। यह दस्तावेज़ भेजने वाले और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए सुविधाजनक है। आपको बस "विवरण" पर जाना है और चेक चलाना है। कुछ क्लिक और पांच सेकंड में सारी बातें सामने आ जाएंगी।

निष्पादक को केवल डिलीट पर क्लिक करना होगा, और निरीक्षक उपलब्ध साक्ष्य के आधार पर दस्तावेज़ की जांच कर सकता है।

आज हम इस बारे में बात करेंगे कि किसी दस्तावेज़ में क्या गुण हैं, और आप उन्हें Excel 2010 और 2013 में कैसे देख और संपादित कर सकते हैं। इस लेख को पढ़ने के बाद, आप यह भी सीखेंगे कि दस्तावेज़ को किसी भी बदलाव से कैसे बचाया जाए और व्यक्तिगत डेटा को कैसे हटाया जाए एक्सेल शीट।

याद रखें जब आपने पहली बार Excel 2010 या 2013 का उपयोग शुरू किया था तो आपको कैसा महसूस हुआ था? व्यक्तिगत रूप से, मुझे कभी-कभी बहुत गुस्सा आता है जब मुझे कोई ऐसा टूल या विकल्प नहीं मिलता जिसकी मुझे आवश्यकता हो, जहां मैं इसे एक्सेल के पिछले संस्करणों में देखने का आदी हूं। यही बात Excel 2010/2013 में दस्तावेज़ गुणों पर लागू होती है। इन संस्करणों में वे काफी गहराई से छिपे हुए हैं, लेकिन फिर भी, हम जल्दी से उन तक पहुंच जाएंगे।

इस लेख में, आपको दस्तावेज़ के गुणों को देखने और बदलने, दस्तावेज़ को किसी भी बदलाव से कैसे सुरक्षित रखने और एक्सेल शीट से व्यक्तिगत डेटा को हटाने के बारे में विस्तृत निर्देश मिलेंगे। जाना!

किसी दस्तावेज़ में क्या गुण होते हैं?

इससे पहले कि हम Excel 2010 और 2013 में दस्तावेज़ गुणों (मेटाडेटा) को देखना, बदलना और हटाना सीखना शुरू करें, आइए जानें कि MS Office दस्तावेज़ों में आम तौर पर कौन से गुण होते हैं।

श्रेणी 1। मानक गुण- सभी कार्यालय अनुप्रयोगों के लिए सामान्य। इसमें दस्तावेज़ के बारे में बुनियादी जानकारी शामिल है - शीर्षक, विषय, लेखक, नोट, इत्यादि। आप अपने कंप्यूटर पर अपने इच्छित दस्तावेज़ को ढूंढना आसान बनाने के लिए इन गुणों के लिए मैन्युअल रूप से अपने स्वयं के टेक्स्ट मान सेट कर सकते हैं।

टाइप 2. स्वचालित रूप से अद्यतन गुणएक दस्तावेज़ फ़ाइल के बारे में डेटा है जिसे सिस्टम द्वारा प्रबंधित और संशोधित किया जाता है। उदाहरण के लिए, फ़ाइल का आकार और उसे बनाने या संशोधित करने का समय. कुछ गुण किसी विशेष एप्लिकेशन में दस्तावेज़ों के लिए अद्वितीय होते हैं, जैसे पृष्ठों की संख्या, शब्द, वर्ण या एप्लिकेशन संस्करण। जैसे ही आप संपादन करते हैं तो ऐसी संपत्तियाँ स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती हैं।

प्रकार 3. कस्टम गुणउपयोगकर्ता-निर्दिष्ट गुण हैं। आप किसी Office दस्तावेज़ में स्वयं अतिरिक्त गुण जोड़ सकते हैं.

टाइप 4. संगठन गुणआपके संगठन द्वारा परिभाषित गुण हैं।

टाइप 5. दस्तावेज़ लाइब्रेरी गुणउन दस्तावेज़ों को संदर्भित करें जो किसी साइट पर या किसी साझा फ़ोल्डर में दस्तावेज़ लाइब्रेरी में स्थित हैं। जो व्यक्ति लाइब्रेरी बनाता है वह लाइब्रेरी दस्तावेज़ों के लिए कुछ गुण निर्धारित कर सकता है और उनके मूल्यों के लिए नियम निर्धारित कर सकता है। ऐसी लाइब्रेरी में कोई दस्तावेज़ जोड़ते समय, आपको सभी आवश्यक गुणों के लिए मान दर्ज करने या मौजूदा गुणों को स्थापित नियमों के अनुसार सही करने की आवश्यकता होगी।

दस्तावेज़ गुण देखना

जो लोग नहीं जानते कि Excel 2010 या 2013 में किसी दस्तावेज़ के बारे में जानकारी कहाँ से प्राप्त करें, हम तीन विकल्प प्रदान करते हैं:

विधि 1: "दस्तावेज़ सूचना क्षेत्र" प्रदर्शित करें

यह विधि आपको दस्तावेज़ जानकारी को सीधे वर्कशीट पर देखने की अनुमति देती है।

इसके बाद, एक्सेल स्वचालित रूप से वर्कशीट संपादन मोड में लौट आता है, और मेनू रिबन और वर्कशीट कार्य क्षेत्र के बीच, हम "दस्तावेज़ सूचना क्षेत्र" देखते हैं जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, दस्तावेज़ सूचना पैनल संपत्तियों का एक सीमित सेट दिखाता है। यदि आप अपने दस्तावेज़ के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो दूसरी विधि पर आगे बढ़ें।

विधि 2: गुण संवाद बॉक्स खोलें

यदि दस्तावेज़ सूचना फलक आपको आवश्यक जानकारी प्रदान नहीं करता है, तो उन्नत गुणों तक पहुँचने का प्रयास करें। अतिरिक्त संपत्तियों को देखने का पहला तरीका उसी "दस्तावेज़ सूचना क्षेत्र" का उपयोग करना है।

यहां दस्तावेज़ के बारे में जानकारी एकत्रित की गई है, जो टैब पर स्थित है: आम हैं(सामान्य), आंकड़े(सांख्यिकी) और मिश्रण(सामग्री)। आप टैब पर बुनियादी जानकारी संपादित कर सकते हैं दस्तावेज़(सारांश) या टैब पर दस्तावेज़ के लिए अतिरिक्त गुण सेट करें अन्य(रिवाज़)। जानना चाहते हैं कि यह कैसे किया जाता है? धैर्य! हम इस बारे में बाद में और अधिक विस्तार से बात करेंगे।

डायलॉग बॉक्स लाने का एक और तरीका है गुण(गुण):

स्क्रीन पर वही डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

विधि 3. विंडोज़ एक्सप्लोरर का उपयोग करें

मेटाडेटा प्रदर्शित करने का एक और आसान तरीका एक्सेल वर्कशीट को खोले बिना विंडोज एक्सप्लोरर का उपयोग करना है।

अब आप अपने कंप्यूटर पर दस्तावेज़ गुणों को देखने के 3 अलग-अलग तरीके जानते हैं, ताकि आप सभी महत्वपूर्ण जानकारी आसानी से पा सकें।

दस्तावेज़ गुण बदलना

पहले मैंने दस्तावेज़ गुणों को बदलने के तरीके के बारे में बात करने का वादा किया था। इसलिए, ऊपर वर्णित और का उपयोग करके संपत्तियों को देखकर, आप आवश्यक जानकारी जल्दी से जोड़ सकते हैं या मौजूदा डेटा को संपादित कर सकते हैं। यह भी संभव है, लेकिन विंडोज़ 8 में नहीं।

किसी लेखक को जोड़ने का सबसे तेज़ तरीका

डिफ़ॉल्ट लेखक का नाम बदलना

डिफ़ॉल्ट रूप से, विंडोज़ उपयोगकर्ता नाम का उपयोग एक्सेल दस्तावेज़ के लेखक के नाम के रूप में किया जाता है, लेकिन यह हस्ताक्षर हमेशा उपयुक्त नहीं हो सकता है। एक्सेल में, आप डिफ़ॉल्ट लेखक का नाम बदल सकते हैं ताकि भविष्य में हर जगह केवल वही नाम दिखाई दे जिसकी आपको आवश्यकता है।

कस्टम गुण सेट करना

टिप्पणी:फ़ील्ड में डेटा प्रारूप अर्थ(मान) ड्रॉपडाउन सूची में चयनित मूल्य से मेल खाना चाहिए प्रकार(प्रकार)। उदाहरण के लिए, यदि डेटा प्रकार चुना गया है संख्या(संख्या), फिर मैदान में अर्थ(मान) एक संख्या दर्ज की जानी चाहिए। जो मान चयनित डेटा प्रकार से मेल नहीं खाते उन्हें टेक्स्ट के रूप में सहेजा जाएगा।

यदि आप उस संपत्ति पर क्लिक करते हैं जिसे आपने अभी जोड़ा है और फिर क्लिक करें मिटाना > ठीक है(हटाएँ > ठीक), यह संपत्ति गायब हो जाएगी।

अन्य दस्तावेज़ गुण बदलना

अन्य मेटाडेटा (लेखक का नाम, शीर्षक, टैग और श्रेणियों के अलावा) बदलने के लिए, या तो " " या (गुण) का उपयोग करें।

• यदि "दस्तावेज़ सूचना क्षेत्र" खुला है, तो बस कर्सर को वांछित संपत्ति के क्षेत्र में रखें और आवश्यक डेटा दर्ज करें।
• यदि डायलॉग बॉक्स खुला है गुण(गुण), फिर टैब पर जाएं दस्तावेज़(सारांश) और फ़ील्ड में मौजूदा डेटा जोड़ें या बदलें, फिर क्लिक करें ठीक है.

एक्सेल शीट को संपादित करने के लिए वापस जाएं और आपके द्वारा किए गए सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाएंगे।

दस्तावेज़ गुण हटाना

यदि आप अपने ट्रैक को कवर करना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि दस्तावेज़ गुणों में कोई भी आपका नाम या संगठन का नाम नहीं ढूंढ सके, तो निम्न विधियों में से एक का उपयोग करें जो आपको किसी भी संपत्ति या व्यक्तिगत डेटा को सार्वजनिक पहुंच से छिपाने की अनुमति देता है।

हम "दस्तावेज़ निरीक्षक" को काम से जोड़ते हैं

दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग छिपी हुई संपत्तियों और व्यक्तिगत डेटा की खोज के लिए किया जाता है। इसके अलावा, इसका उपयोग पुस्तक से उन गुणों को हटाने के लिए किया जा सकता है जिन्हें अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा नहीं देखा जाना चाहिए।

एकाधिक दस्तावेज़ों से मेटाडेटा हटाना

विंडोज़ एक्सप्लोरर का उपयोग करके, आप एक साथ कई दस्तावेज़ों से गुण हटा सकते हैं।

टिप्पणी:इस तरह, आप किसी भी दस्तावेज़ संपत्ति को एक या अधिक फ़ाइलों से हटा सकते हैं, भले ही आपके कंप्यूटर पर विंडोज 8 स्थापित हो।

दस्तावेज़ संपत्तियों की सुरक्षा करना

यदि आप नहीं चाहते कि अन्य उपयोगकर्ता आपके दस्तावेज़ में मेटाडेटा या कुछ और बदलें तो दस्तावेज़ गुणों और व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा करना उपयोगी है।

यदि आपको किसी दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार केवल कुछ उपयोगकर्ताओं को देने की आवश्यकता है, तो आप एक पासवर्ड सेट कर सकते हैं और इसे विश्वसनीय लोगों के साथ साझा कर सकते हैं।

अब आपका दस्तावेज़ अनधिकृत संपादन से सुरक्षित है। लेकिन सावधान रहना! जो कोई भी पासवर्ड जानता है वह इसे आसानी से फ़ील्ड से हटा सकता है बदलने के लिए पासवर्ड(संशोधित करने के लिए पासवर्ड) और अपने दस्तावेज़ के अन्य पाठकों को वर्कशीट पर जानकारी बदलने की क्षमता दें।

बहुत खूब! लेख काफ़ी लम्बा हो गया! मेरा लक्ष्य दस्तावेज़ गुणों को देखने, बदलने और हटाने के सभी उल्लेखनीय पहलुओं को कवर करना था। मुझे आशा है कि आपको अपने मेटाडेटा संबंधी प्रश्नों के सही उत्तर मिलेंगे।

टेक्स्ट दस्तावेज़ को कैसे सहेजें और उसका नाम कैसे बदलें। आपने वर्ड टेक्स्ट एडिटर में एक दस्तावेज़ बनाया, उसे सहेजा, लेकिन थोड़ी देर बाद आपको एहसास हुआ कि इसका नाम बदलना और इसे किसी अन्य स्थान पर ले जाना बेहतर था। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी वर्ड टेक्स्ट एडिटर फ़ाइलें "मेरे दस्तावेज़" फ़ोल्डर में सहेजी जाती हैं, और थोड़ी देर बाद उनमें से इतनी सारी फ़ाइलें वहां जमा हो जाती हैं कि आपको जिस फ़ाइल की ज़रूरत है उसे ढूंढना (फ़ाइल कैसे ढूंढें पढ़ें) बहुत समस्याग्रस्त हो सकता है। बेहतर है कि सभी फ़ाइलों को तुरंत कुछ फ़ोल्डरों और एक निश्चित स्थान पर सहेजा जाए, ताकि बाद में आपको यह अनुमान न लगाना पड़े कि यह किस प्रकार की फ़ाइल है और इसे कहाँ खोजना है।

एक बार जब आप दस्तावेज़ के साथ काम करना समाप्त कर लें, तो मेनू पर जाएँ फ़ाइलऔर

खेत मेँ फ़ाइल का नामखुलने वाला संवाद बॉक्स वर्तमान दस्तावेज़ का नाम प्रदर्शित करेगा। यह आमतौर पर जेनरेट किए गए दस्तावेज़ की पहली पंक्ति होती है।

बाईं ओर, फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान चुनें। मैंने चित्र में चयन किया है डेस्कटॉप. खेत मेँ फ़ाइल का नामनाम को नये से बदलें.

अपने दस्तावेज़ को एक नए फ़ोल्डर में सहेजने के लिए, दस्तावेज़ सहेजें विंडो में बटन पर क्लिक करें एक नया फ़ोल्डर बनाएं(इस विंडो के शीर्ष पर ऊपरी दाएं कोने में पीले तारे वाला एक फ़ोल्डर आइकन जहां "सेवा" शब्द लिखा है)। आवश्यकतानुसार तुरंत फ़ोल्डर का नाम बदलें।

यदि दस्तावेज़ बहुत समय पहले बनाया गया था, तो आप इसे खोल सकते हैं और ऊपर वर्णित तरीके से इसका नाम बदल सकते हैं, लेकिन तब आपके पास दो फ़ाइलें होंगी। एक पुराने नाम से, दूसरा नये नाम से.

ऐसी फ़ाइल को बिना खोले उसका नाम बदलना बेहतर है। फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से प्रविष्टि का चयन करें नाम बदलें. फ़ाइल का नाम नीला हो जाएगा. कर्सर को बिंदु c पर रखें

हर बार जब आप एमएस वर्ड में एक नया टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाते हैं, तो प्रोग्राम स्वचालित रूप से लेखक के नाम सहित इसके लिए कई गुण सेट करता है। लेखक गुण विकल्प विंडो (पूर्व में वर्ड विकल्प) में दिखाई देने वाली उपयोगकर्ता जानकारी के आधार पर बनाया जाता है। इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता की उपलब्ध जानकारी भी नाम और आद्याक्षर का स्रोत है जो सुधारों और टिप्पणियों में दिखाई देगी।

टिप्पणी:नये दस्तावेजों में जो नाम संपत्ति के रूप में दिखता है "लेखक"(दस्तावेज़ विवरण में दिखाया गया है), अनुभाग से लिया गया "उपयोगकर्ता नाम"(खिड़की "विकल्प").

1. बटन पर क्लिक करें "फ़ाइल"("माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" पहले)।

2. अनुभाग खोलें "विकल्प".

3. श्रेणी में दिखाई देने वाली विंडो में "आम हैं"(पूर्व में "बेसिक") अनुभाग में "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को निजीकृत करें"आवश्यक उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें. यदि आवश्यक हो तो प्रारंभिक बदलें।

4. क्लिक करें "ठीक है"संवाद बॉक्स बंद करने और परिवर्तनों को स्वीकार करने के लिए।

किसी मौजूदा दस्तावेज़ में लेखक की संपत्ति बदलना

1. अनुभाग खोलें "फ़ाइल"(पूर्व में "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस") और क्लिक करें "गुण".

टिप्पणी:यदि आप प्रोग्राम के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो अनुभाग में "एमएस ऑफिस"सबसे पहले आपको एक आइटम का चयन करना होगा "तैयार करना", और फिर जाएं "गुण".

सलाह:हम अपने निर्देशों का उपयोग करके वर्ड को अपडेट करने की सलाह देते हैं।

2. ड्रॉप-डाउन मेनू से, चुनें "अतिरिक्त गुण".

3. खुलने वाली विंडो में "गुण"खेत मेँ "लेखक"आवश्यक लेखक का नाम दर्ज करें.

4. क्लिक करें "ठीक है"विंडो बंद करने के लिए, मौजूदा दस्तावेज़ का लेखक का नाम बदल दिया जाएगा।

टिप्पणी:यदि आप गुण अनुभाग बदलते हैं "लेखक"दस्तावेज़ विवरण क्षेत्र में किसी मौजूदा दस्तावेज़ में, यह मेनू में दिखाई देने वाली उपयोगकर्ता जानकारी को प्रभावित नहीं करेगा "फ़ाइल", अनुभाग "विकल्प"और क्विक एक्सेस टूलबार पर।

बस इतना ही, अब आप जानते हैं कि किसी नए या मौजूदा Microsoft Word दस्तावेज़ में लेखक का नाम कैसे बदला जाए।

डिफ़ॉल्ट रूप से, दस्तावेज़ लेखक वह उपयोगकर्ता होता है जिसका नाम Word स्थापित होने पर निर्दिष्ट किया गया था। आप इस नाम को बदल सकते हैं या एक अलग प्राथमिक लेखक निर्दिष्ट कर सकते हैं, और आप अतिरिक्त दस्तावेज़ लेखकों को जोड़ या हटा सकते हैं।

टिप्पणी:इस आलेख में दिए गए चित्र वर्ड 2013 से हैं।

सुनिश्चित करें कि अनुभाग खुला है बुद्धिमत्ता(जानकारी). कृपया ध्यान दें कि पैरामीटर समूह में संबंधित उपयोगकर्ता(संबंधित लोग) दस्तावेज़ के अतिरिक्त गुणों में से नाम को लेखक के रूप में निर्दिष्ट किया गया है। किसी अन्य लेखक को जोड़ने के लिए क्लिक करें उपयोगकर्ता जोड़ें(एक लेखक जोड़ें) उपयोगकर्ता नाम के अंतर्गत।

इनपुट फ़ील्ड में लेखक का नाम दर्ज करें. यदि आपकी पता पुस्तिका में ऐसे कोई संपर्क हैं जिनके नाम आपके द्वारा दर्ज किए गए नाम से मेल खाते हैं, तो वे एक पॉप-अप विंडो में दिखाई देंगे। यदि उनमें से किसी ऐसे व्यक्ति का नाम है जिसे आप लेखक के रूप में इंगित करना चाहते हैं, तो आप उसे इस सूची से चुन सकते हैं।

लेखकों को जोड़ने का दूसरा तरीका पैरामीटर को संपादित करना है लेखक(लेखक) अतिरिक्त दस्तावेज़ गुणों में। पैनल पर बुद्धिमत्ता(जानकारी) बटन पर क्लिक करें गुण(गुण) और ड्रॉप-डाउन मेनू से चयन करें अतिरिक्त गुण(उन्नत गुण)।

कृपया ध्यान दें कि खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में, टैब पर दस्तावेज़(सारांश) जोड़ा गया लेखक फ़ील्ड में प्रदर्शित होता है लेखक(लेखक)। आप इस क्षेत्र में अनेक लेखकों के नाम अर्धविराम से अलग करके उन्हें जोड़ सकते हैं।

आप इसका उपयोग करके लेखकों को जोड़ और हटा भी सकते हैं दस्तावेज़ सूचना क्षेत्र. पैनल पर बुद्धिमत्ता(जानकारी) बटन पर क्लिक करें गुण(गुण) और ड्रॉप-डाउन मेनू से चयन करें दस्तावेज़ सूचना फलक दिखाएँ(दस्तावेज़ पैनल दिखाएँ)।

खुले दस्तावेज़ के ऊपर एक विवरण फलक दिखाई देता है। फ़ील्ड में लेखक जोड़ें या हटाएँ लेखक(लेखक) उसी तरह जैसे हमने डायलॉग बॉक्स में किया था अतिरिक्त गुण(उन्नत गुण)। लेखक के नाम को अर्धविराम से अलग करना याद रखें।